Personel, Bilgisayar ve E-posta Güvenli Çalışma Talimatı

Günlük güvenli çalışma

Personel yalnızca görevi için gerekli bilgiye erişir, bilgiyi sınıfına uygun kanallarda işler ve yetkisiz kişilerle paylaşmaz. Kimlik bilgileri kişiseldir; başkasının hesabı kullanılmaz.

• Şüpheli e-posta, bağlantı, telefon talebi veya sistem davranışı olay bildirim kanalına iletilir.
• Gizli görüşmeler ve ekranlar ortak alanlarda korunur; masa ve toplantı alanı temiz bırakılır.
• Kurumsal dosyalar onaylı konumlarda tutulur; yerel veya kişisel kopyalar gereksiz yere oluşturulmaz.
• Uzaktan çalışmada ekran mahremiyeti, güvenli ağ ve fiziksel koruma sağlanır.
• Politika, eğitim veya görev değişiklikleri takip edilir; anlaşılmayan kurallar BGYS Sorumlusuna veya Üst Yönetime sorulur.

Kural ihlalleri saklanmaz veya kişisel olarak çözülmeye çalışılmaz; gecikmeden bildirilir.

Bilgisayar kullanımı

• Yalnızca kuruluş tarafından sağlanan veya açıkça onaylanan cihaz ve yazılımlar kullanılır.
• Kullanıcı yönetici yetkisi edinmeye, güvenlik ayarlarını değiştirmeye veya koruma yazılımını durdurmaya çalışmaz.
• Güncelleme ve yeniden başlatma bildirimleri yetkisiz biçimde ertelenmez.
• Cihaz başkasına kullandırılmaz; kayıp, çalınma, arıza veya şüpheli davranış derhal bildirilir.
• Bakım ve iade öncesinde veri korunur; cihaz teslimi zimmet kaydında kapatılır.

İstisna gereken yazılım veya donanım için gerekçe, süre, risk ve onay içeren BGYS talebi açılır.

E-posta kullanımı

• Göndermeden önce alıcı, ek, bilgi sınıfı ve Kime/Bilgi/Gizli alanları kontrol edilir.
• Gizli bilgi yalnızca yetkili alıcıya ve onaylı koruma yöntemiyle gönderilir.
• Beklenmeyen ek, bağlantı, parola sıfırlama veya ödeme talebi bağımsız kanaldan doğrulanır.
• Kurumsal e-posta kişisel üyelik, kişisel depolama veya yetkisiz otomatik yönlendirme için kullanılmaz.
• Yanlış gönderim geri çağırmayla sınırlı bırakılmaz; olay olarak derhal bildirilir.
• İş kayıtları ilgili kurumsal sisteme aktarılır; posta kutusu tek kayıt deposu olarak kullanılmaz.

Phishing (oltalama / kimlik avı) şüphesi taşıyan e-postalar gecikmeden security@kafkal.com adresine e-posta gönderilerek bildirilir. Bağlantıya tıklanmaz, ekler açılmaz ve gönderene yanıt verilmez. Şüpheli ileti mümkünse “ek olarak ilet” yöntemiyle gönderilir; konu, alınma zamanı, şüphe nedeni ve varsa bağlantıya tıklama, ek açma veya bilgi paylaşma durumu belirtilir. Özgün ileti BGYS Sorumlusunun yönlendirmesine kadar silinmez. Ayrıntılı adımlar ve e-posta gönderilemediğinde izlenecek yol için Bilgi Güvenliği Olay Müdahale Planı içindeki Phishing bildirimi bölümü uygulanır. Parola veya çok faktörlü kimlik doğrulama kodu e-posta talebi üzerine paylaşılmaz.