Doküman ve Kayıt Kontrolü Kılavuzu

Doküman yaşam döngüsü

1. Talep: Yeni doküman veya değişiklik ihtiyacı gerekçe, kapsam ve sahibiyle kaydedilir.
2. Hazırlama: Doküman sahibi onaylı şablonu kullanır; tür, sürüm, sınıf ve ilişkileri tanımlar. Doküman kimliği, bölüm ve sayfa slug’ından sistem tarafından otomatik oluşturulur.
3. Gözden geçirme: İçerik doğruluğu, uygulanabilirlik, yükümlülükler ve ilişkili dokümanlarla tutarlılık kontrol edilir.
4. Onay: Yetkili onaylayan, dokümanı yayımdan önce onaylar.
5. Yayın: status alanı Onaylı yapılır; yürürlük ve sonraki gözden geçirme tarihi belirlenir.
6. Revizyon: Onaylı içeriğin anlamını, kapsamını, rolünü veya işleyişini değiştiren yayımlar revision_history alanına eklenir ve sürüm artırılır.
7. Arşiv: Yürürlükten kalkan kopya Git geçmişinde korunur; dolaşımdaki kontrolsüz kopyalar kaldırılır.

Sürüm kuralları

• Küçük sürüm (1.1.0): Onaylı içeriğe yeni açıklama, rol veya düşük etkili süreç değişikliği ekleyen yayın.
• Büyük sürüm (2.0.0): Politika, kapsam, sorumluluk veya işleyişi önemli ölçüde değiştiren yayın.
• Yazım, bağlantı, biçim ve teknik gösterim düzeltmeleri dokümanın kontrollü anlamını değiştirmiyorsa yeni doküman sürümü veya revizyon satırı gerektirmez; sürüm kontrol sistemi geçmişi yeterlidir.

Doküman kimliği, örneğin politikalar/bilgi-guvenligi biçimindeki kanonik sayfa slug’ıdır; sıra numarası kullanılmaz. Kimlik benzersizdir ve dokümanın sıralamasını belirlemez. Dosya ve klasör adlarında sürüm numarası kullanılmaz. URL değişirse eski yol aliases alanında tutulur. Şirket adı içerikte company kısa koduyla gösterilir.

Kayıt kontrolü

Kayıtlar okunabilir, bütün, erişilebilir ve yetkisiz değişikliğe karşı korunur. Kayıt sahibi; saklama süresi, ortamı, erişim grubu ve imha yöntemini belirler. Yasal saklama yükümlülükleri diğer sürelerden önceliklidir. İmha işlemi gerektiğinde kanıtlanabilir olmalıdır.

Elektronik değişiklik ve yayın kanıtı

Doküman değişiklikleri sürüm kontrol sistemi üzerinden talep, inceleme ve onay iziyle yürütülür. Değişiklik açıklaması, inceleyen ve onaylayan kişiler, tarih ve yayımlanan sürüm sistem kaydından doğrulanabilir olmalıdır. Merkezi sitedeki yürürlükte sürüm tek kontrollü kopyadır; indirilen veya yazdırılan kopyalar ayrıca kontrol işareti taşımıyorsa kontrolsüz kabul edilir. Bu nedenle ayrı revizyon talep ve dağıtım-toplama formu kullanılmaz.

Dış kaynaklı dokümanlar

Standart, mevzuat, sözleşme ve tedarikçi dokümanlarının kaynağı, sürümü, sahibi ve güncellik kontrol sıklığı kayıt altına alınır.