Doküman ve Kayıt Kontrolü Kılavuzu

Doküman yaşam döngüsü

1. Talep: Yeni doküman veya değişiklik ihtiyacı gerekçe, kapsam ve sahibiyle kaydedilir.
2. Hazırlama: Doküman sahibi onaylı şablonu kullanır; kod, tür, sürüm, sınıf ve ilişkileri tanımlar.
3. Gözden geçirme: İçerik doğruluğu, uygulanabilirlik, yükümlülükler ve ilişkili dokümanlarla tutarlılık kontrol edilir.
4. Onay: Yetkili onaylayan, dokümanı yayımdan önce onaylar.
5. Yayın: status alanı Onaylı yapılır; yürürlük ve sonraki gözden geçirme tarihi belirlenir.
6. Revizyon: Değişiklik özeti revision_history alanına eklenir ve SemVer sürümü artırılır.
7. Arşiv: Yürürlükten kalkan kopya Git geçmişinde korunur; dolaşımdaki kontrolsüz kopyalar kaldırılır.

Sürüm kuralları

• Düzeltme sürümü (1.0.1): Anlamı değiştirmeyen yazım veya bağlantı düzeltmesi.
• Küçük sürüm (1.1.0): Yeni açıklama, rol veya düşük etkili süreç değişikliği.
• Büyük sürüm (2.0.0): Politika, kapsam, sorumluluk veya işleyişi önemli ölçüde değiştiren revizyon.

Dosya ve klasör adlarında sürüm numarası kullanılmaz. URL değişirse eski yol aliases alanında tutulur. Şirket adı içerikte company kısa koduyla gösterilir.

Kayıt kontrolü

Kayıtlar okunabilir, bütün, erişilebilir ve yetkisiz değişikliğe karşı korunur. Kayıt sahibi; saklama süresi, ortamı, erişim grubu ve imha yöntemini belirler. Yasal saklama yükümlülükleri diğer sürelerden önceliklidir. İmha işlemi gerektiğinde kanıtlanabilir olmalıdır.

Dış kaynaklı dokümanlar

Standart, mevzuat, sözleşme ve tedarikçi dokümanlarının kaynağı, sürümü, sahibi ve güncellik kontrol sıklığı kayıt altına alınır.